電話のかけ方

 知らない相手への電話は心理的に抵抗があるものです(電話を取る方も)。

 私の場合、弁理士会の委員会活動がらみで全く関係のない企業や団体に電話をかけることがあります。

 活動に協力してほしい(例えば、ヒアリングさせてほしい、など)などというお願いをするわけですが、人のつながりが全くないところに飛び込み的に電話するのは少なからずためらいがあります。

 受話器を取った相手が用件を伝えたい相手だということはまずありませんし、初めての電話を信用してもらうことができるのか?案件に適した部署につないでもらえるのか?OKはもらえるのか?いくつものハードルが目の前にある気分です。

 これは就活(だけでなく入社後にも)通じることだと思います。

 電話をかける(または、電話をとる)機会は絶対に(?)訪れます。

 外さない方がいいポイントと流れを挙げます。

1.自分の素性を正確に名乗る

 これがないと変な売込みと勘違いされて警戒されます。

 私でしたら、「お忙しいところ恐れ入ります。日本弁理士会関東支部中小企業ベンチャー支援委員会、副委員長の緒方と申します」という感じです。

 誰かの紹介がある場合は「〇〇の△△様の紹介でお電話させていただきました」と付け足せば、相手の警戒は解けるでしょう。

 学生の場合は、大学名、学部名、学科名、学年、名前を言えばまずは十分でしょう。

 最初の電話相手が単なる代表窓口で、次に担当者が電話に出てきたら、リセットして繰り返します。

2.趣旨を話す

 相手が事情のわからないことであれば、具体的用件を言う前に電話してきた趣旨を話す必要があります。

 聞きたいことを聞く前に、なぜ電話してきたのか相手に伝えるということです。

 例えば、採用の選考スケジュールを聞きたいのなら「お忙しいところを恐れ入ります。選考スケジュールの件でご質問があり、お電話させていただきました」と、なぜ電話してきたのか伝えるべきですね。

3.用件を話す

 復唱、メモも忘れないようにしておきましょう。電話で緊張して話したそばから忘れてしまうこともありますので。
 終わったら、お礼を言い、相手が電話を切ったことを確認してから電話を切ります。

 私の経験では、上記1~3のうち、上記1と上記2をゆっくり丁寧に伝えることができたら、上記3の段階では相手の対応が良いような気がしています。

<電話をかけるのに良いタイミングは>
 よく言われるのが午前中で昼飯前(10時半~11時半)あたりです。朝の仕事がひと段落してやや暇になるタイミグだからです。ただ、週明け月曜日は仕事がたまっていることが多いので避けた方がいいかもしれません。

 なお、入社したら職場の電話は自ら素早く取った方がいいです。

 ちゃんと電話をとることができるか否で人物が評価される場合が多いと感じるからです。

 新入社員がすぐに電話を取らないと、ダメなヤツという烙印を押され、職場の雰囲気も悪くなるかも。

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