5W3Hとは?

推理小説に出てきそうな謎のメッセージのような表記ですが、最近は学生でも聞いたことがある人がいるかもしれません。

まずは次のメール文を見てください。ある企業の開発課に新人が入ってきたので、その部署の飲み会幹事が歓迎会を計画しているという仮想メールです。

上のメール文でどんな内容が足りないのかわかりますか?このメール文をそのまま送信したら(職場によっては)上司に怒られるかもしれません。

 

5W3Hはこうした場面で役に立ちます。

5W3Hは次の8つの視点の頭文字から名づけられたものです。

hen(いつ)

here(どこで)

ho(誰が)

hat(何を)

hy(なぜ)

ow(どのように)

ow much(いくら)

ow many(どのくらい)

上から6つをとって5W1Hとか7つをとって5W2Hとも言われています。頭がWとHの疑問詞を思い出せばいいだけなので簡単に使えます。

上のメール文を5W3Hに沿って確認すると、「いつ」というのは今週末とありますが、時間が書いてありません。当日会議がある人や外出する人にとっては間に合うのかどうか判断できません。「どこで」やる予定かも不明です。また会費が「いくら」なのかもわかりません。一律いくらとするのか、それとも役職に応じて傾斜をつけるのかも不明です。お金にうるさい人がいたら高確率で指摘があるでしょう。

必ずしも全部の視点を満たす必要はないでしょうが、こうした視点で見ることで重要な項目抜けがないか確認するのに役立ちます。上記は歓迎会のメールに例えましたが、仕事全般に通じることです。

ただ、私は個人的にはこの言葉があまり好きではないです。

これらの視点は非常に重要なのですが、この言葉が頻繁に飛び交う職場ははっきり言って雰囲気が良くないと感じます。上司が部下を叱る、小言を言う場面によく登場するイメージがあります。

なお、上のメールの状況に関してですが、そもそも課内であれば幹事はメールでなく、一人一人聞いて回れよ、と言われることになるかもしれません。私も入社2年目は飲み会の幹事をしましたが、「刺身は食えない」とか「肉料理はいやだ」とか注文が多くて苦労しました。

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